Die Suche nach verlorenen Papierdokumenten und deren Wiederherstellung kostet Unternehmen viel Geld. Laut dem Marktforschungsunternehmen International Data Corp. geben Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern etwa 2,5 bis 3,5 Millionen US-Dollar pro Jahr für solche Aufgaben aus.
Eine CMMS-Software (Computerized Maintenance Management System) hilft Ihnen nicht nur bei der Standardisierung und Automatisierung von Instandhaltungsaktivitäten, sondern bietet Ihnen auch eine digitale Plattform, um den Übergang zu einem papierlosen Arbeitsplatz einzuleiten.
Mit CMMS können Sie damit beginnen, Papierkram zu eliminieren oder drastisch zu reduzieren und digitale Dokumente an einem Ort zu speichern und abzurufen.
Hier sind 10 Vorteile des papierlosen Arbeitens.
| BEVOR | DANACH | |
| 1. | Das Auffinden von Papierkram ist schwierig, und Dokumente werden siloartig, veraltet und redundant. | Organisieren, speichern, aktualisieren und greifen Sie von überall aus auf Dokumente in einem System zu. |
| 2. | Bei Papierformularen ist die handschriftliche Dokumentation von Arbeitsaufträgen oft unleserlich und fehleranfällig. | Automatisieren Sie Instandhaltungsaktivitäten und Workflow-Aufgaben, um Zeit zu sparen und manuelle Eingabefehler zu reduzieren. |
| 3. | Verlorener, verlegter und falsch abgelegter Papierkram behindert die Fähigkeit, operative Spitzenleistungen zu erzielen. | Finden Sie wichtige Dokumente wie OEM-Handbücher, PMs, Arbeitsanforderungen und Reparaturhistorien von Anlagen ganz einfach. |
| 4. | Um die erforderlichen handschriftlichen Freigaben zu erhalten, ist oft ein aufwändiger, mehrstufiger Routing-Prozess notwendig. | Leiten Sie Dokumente automatisch weiter, um schnelle elektronische Unterschriften zu erhalten und den Fortschritt einfach zu überprüfen. |
| 5. | Die Kommunikation und Änderung von PM-Prozessen kann unzureichend und störend sein. | Sofortiges Überarbeiten und Verbessern von PM-Anweisungen vor, während und nach der Anforderung und Fertigstellung von Arbeitsaufträgen. |
| 6. | Das ständige Entfernen alter Compliance-Vorschriften und das manuelle Aktualisieren mit neuen Compliance-Dokumenten ist langsam und mühsam. | Entfernen Sie veraltete Vorschriften und laden und speichern Sie überarbeitete Dokumente nahtlos hoch, um eine ordnungsgemäße Einhaltung zu gewährleisten. |
| 7. | Das Auffinden und Organisieren von mehreren Dokumenten, die von Auditoren benötigt werden, ist zeitaufwändig. | Generieren Sie benutzerdefinierte Berichte in Sekundenschnelle und liefern Sie geplante und ungeplante Prüferanfragen sofort während eines Audits. |
| 8. | Die Methoden zum Sammeln, Betrachten und Analysieren von detaillierten Metriken zur Messung der kontinuierlichen Verbesserung sind bestenfalls ineffizient. | Erstellen Sie schnell und einfach mehrere Arten von Berichten, um verschiedene Metriken zu vergleichen. Nutzen Sie die Daten, um Ihre Betriebsabläufe zu optimieren und die Zuverlässigkeit Ihrer Anlagen zu verbessern. |
| 9. | Der Versuch, Dokumente in Papierform gemeinsam zu nutzen und zusammenzuarbeiten, ist langsam und mühsam. | Geben Sie Dokumente automatisch und einfach frei und erhöhen Sie die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit. |
| 10. | Ihre Business-to-Business-Transaktionen werden umständlich und kompliziert, weil immer mehr Unternehmen darauf eingestellt sind, nur noch digitale Versionen zu akzeptieren. | Richten Sie Ihr Unternehmen mit anderen aus, die den Übergang zur Digitalisierung vollziehen, und vereinfachen Sie Ihre Transaktionen. |
Tipps für die Umstellung auf papierlos
- Wecken Sie das Bewusstsein und erreichen Sie ein Buy-in: Laden Sie zu einer Diskussion mit Kollegen und Führungskräften ein. Erklären Sie, wie papierlose Prozesse die Arbeit erleichtern, indem sie lästige papierbasierte Arbeitsdokumentationstätigkeiten eliminieren.
- Dokumentieren Sie Kosteneinsparungen zum Ausgleich von Technologiekosten: Stellen Sie Daten bereit, die die geschätzten Einsparungen zeigen, die durch die Reduzierung der Kosten für Speicherplatz, Druck, Papierentsorgung, Dokumentensuche, administrative Ablage usw. erzielt wurden.
- Legen Sie Beweise vor, die die mit der Verwendung von Papier verbundenen Arbeitskosten aufzeigen: Geben Sie Links zu Websites an, die relevante und überraschende Statistiken enthalten, einschließlich der übersehenen Kosten, die mit der Zeit verbunden sind, die für die Verwaltung und Verteilung von Papierdokumenten benötigt wird.
- Setzen Sie Dokumentenregeln in die Praxis um: Organisieren Sie in Ihrem Unternehmen von Anfang an ein einheitliches Dokumentenmanagementsystem für die Aufbewahrung, Bereinigung, Speicherung, Kategorisierung und Datierung von Dokumenten.
- Vermeiden Sie Versuche, zum Papier zurückzukehren: Schulen Sie die Kollegen, um die eMaint CMMS-Funktionalität gekonnt zu optimieren. Überwachen Sie ihre Fähigkeit, sich auf den papierlosen Prozess einzustellen und ihn bis in die Zukunft aufrechtzuerhalten.
Stoppen Sie den Papierweg
Während Papierfabriken verschwinden, steigen die Kosten für Papier weiter an. CMMS-Software wächst mit Ihnen und kann an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden, einschließlich der Erreichung und Aufrechterhaltung einer papierlosen Umgebung.
Sie denken darüber nach, papierlos zu werden? Mit der eMaint CMMS-Software ist es einfach, grün zu sein.