La recherche et la reconstitution de documents papier perdus coûtent très cher aux entreprises. Celles qui comptent 1 000 employés dépensent environ 2,5 à 3,5 millions de dollars par an pour ce genre de tâches, selon le cabinet d'études International Data Corp.
Les logiciels de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) vous aident non seulement à normaliser et à automatiser les activités de maintenance, mais ils vous fournissent également une plate-forme numérique qui vous permet de passer à un lieu de travail sans papier.
Avec la GMAO, vous pouvez commencer à éliminer ou à réduire considérablement la paperasserie et à stocker et accéder aux documents numériques en un seul endroit.
Voici 10 avantages du passage au zéro papier.
| AVANT | APRÈS | |
| 1. | Il est difficile de retrouver les documents, qui deviennent cloisonnés, obsolètes et redondants. | Organisez, stockez, mettez à jour et accédez aux documents dans un seul système, où que vous soyez. |
| 2. | Avec les formulaires papier, la documentation manuscrite des bons de travail est souvent illisible et sujette aux erreurs. | Automatisez les activités de maintenance et les tâches du flux de travail pour gagner du temps et réduire les erreurs de saisie manuelle. |
| 3. | Les documents perdus, égarés et mal classés empêchent d'atteindre l'excellence opérationnelle. | Localisez facilement les documents essentiels, notamment les manuels des équipementiers, les fiches de maintenance, les demandes d'intervention et les historiques de réparation. |
| 4. | Un processus de routage laborieux et à plusieurs niveaux est souvent nécessaire pour obtenir les approbations manuscrites requises. | Acheminez automatiquement les documents pour obtenir des signatures électroniques rapides et vérifiez facilement leur état d'avancement. |
| 5. | La communication et la modification des processus de MP peuvent être inadéquates et perturbatrices. | Révisez et améliorez instantanément les instructions de maintenance avant, pendant et après la demande et l'exécution d'un ordre de travail. |
| 6. | Supprimer constamment les anciennes règles de conformité et les mettre à jour manuellement avec les nouveaux documents de conformité est lent et fastidieux. | Supprimez les réglementations obsolètes et téléchargez et stockez les documents révisés de manière transparente pour garantir une conformité adéquate. |
| 7. | La recherche et l'organisation des multiples documents requis par les auditeurs prennent beaucoup de temps. | Générez des rapports personnalisés en quelques secondes et fournissez des demandes d'audit planifiées et non planifiées instantanément pendant un audit. |
| 8. | Les méthodes de collecte, de visualisation et d'analyse des métriques détaillées pour mesurer l'amélioration continue sont au mieux inefficaces. | Créez rapidement et facilement plusieurs types de rapports pour comparer différentes mesures. Utilisez les données pour favoriser l'excellence opérationnelle et améliorer la fiabilité des équipements. |
| 9. | Essayer de partager et de collaborer sur des copies papier de documents est lent et pénible. | Partagez automatiquement et facilement des documents et multipliez les occasions de collaborer. |
| 10. | Vos transactions interentreprises deviennent lourdes et compliquées parce que de plus en plus d'entreprises sont orientées pour n'accepter que des versions numériques. | Alignez votre entreprise avec d'autres qui passent à la numérisation et simplifiez vos transactions. |
Conseils pour passer au zéro papier
- Sensibilisez et obtenez l'adhésion : Organisez une discussion avec vos collègues et vos dirigeants. Expliquez comment les processus sans papier faciliteront le travail en éliminant les activités fastidieuses de documentation du travail sur papier.
- Documentez les économies réalisées pour compenser les coûts de la technologie : Fournissez des données montrant les économies estimées réalisées en réduisant les coûts d'espace de stockage, d'impression, d'élimination du papier, de recherche de documents, de classement administratif, etc.
- Produisez des preuves montrant les coûts de main-d'œuvre associés à l'utilisation du papier : Fournissez des liens vers des sites Web contenant des statistiques pertinentes et surprenantes, notamment les coûts négligés associés au temps nécessaire à la gestion et à la distribution des documents papier.
- Mettez les règles relatives aux documents en pratique : Aidez à organiser un système unifié de gestion des documents pour conserver, purger, stocker, catégoriser et dater les documents dès le départ dans votre entreprise.
- Éviter les tentatives de retour au papier : Formez vos collègues à optimiser habilement les fonctionnalités de la GMAO eMaint. Contrôlez leur capacité à s'adapter au processus sans papier et à le maintenir à long terme.
Arrêtez la trace écrite
Alors que les usines de papier disparaissent, le coût du papier continue d'augmenter. Les logiciels de GMAO évoluent avec vous et peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins uniques de votre organisation, notamment pour atteindre et maintenir un environnement sans papier.
Vous envisagez de vous passer de papier ? C'est facile d'être vert avec le logiciel de GMAO eMaint.