使用CMMS软件实现无纸化

2021年3月31日

搜索和重新制作丢失的纸质文件使企业付出了巨大的代价。根据研究公司International Data Corp.的数据，拥有1000名员工的企业每年在此类任务上花费约250万至350万美元。

计算机化维护管理系统（CMMS）软件不仅能帮助您实现维护活动的标准化和自动化，还能为您提供一个数字平台，启动您向无纸化工作场所的转变。

通过CMMS，您可以开始消除或大幅减少文书工作，并在一个地方存储和访问数字文件。

以下是实行无纸化的10个好处。

	之前	之后
1.	查找文书工作很困难，而且文件变得孤立、过时和多余。	在一个系统中从任何地方组织、存储、更新和访问文件。
2.	使用纸质表格，手写的工单文件往往难以辨认，而且容易出错。	将维护活动和工作流程任务自动化，以节省时间并减少人工输入错误。
3.	丢失、放错地方和错误归档的文书工作阻碍了实现卓越运营的能力。	轻松找到关键文件，包括OEM手册、PMs以及资产工作请求和维修历史记录。
4.	为了获得所需的手写批准，往往需要一个费力的、多层次的路由过程。	自动路由文件以获得快速的电子签名签收，并轻松检查进度。
5.	沟通和改变PM过程可能是不充分的和破坏性的。	在工单要求和完成之前、期间和之后，即时修订和改进项目管理指示。
6.	不断地删除旧的合规法规并手动更新新的合规文件是缓慢而麻烦的。	删除过时的法规，无缝上传和存储修订后的文件，以确保适当的合规性。
7.	寻找和组织审计师所需的多种文件是很耗时的。	在几秒钟内生成自定义报告，并在审计期间即时提供计划内和计划外的审计师要求。
8.	收集、查看和分析详细指标以衡量持续改进的方法充其量是低效的。	迅速和容易地创建多种类型的报告，以比较不同的指标。利用数据来推动卓越运营，提高设备可靠性。
9.	试图在文件的硬拷贝上进行共享和协作是缓慢而痛苦的。	轻松地自动分享文件，增加合作机会。
10.	你的企业对企业的交易变得笨拙和复杂，因为越来越多的企业只接受数字版本。	将您的业务与其他正在向数字化转变的企业相一致，并简化您的交易。

转向无纸化的提示

提高认识，获得认同。邀请同事和主管人员进行讨论。解释无纸化流程将如何通过消除繁琐的纸质工作文件活动而使工作变得更容易。
记录节省的成本，以抵消技术成本。提供数据，显示通过减少存储空间、印刷、纸张处理、文件搜索、行政归档等费用而实现的估计节约。
出示证据显示与纸张使用相关的劳动成本。提供包含相关和令人惊讶的统计数据的网站链接，包括与管理和分发纸质文件所需时间相关的被忽视的成本。
将文件规则付诸实践。帮助组织一个统一的文件管理系统，以便在你的公司从一开始就保留、清除、存储、分类和约会文件。
避免试图恢复到纸张上。培训同事熟练地优化eMaint CMMS的功能。监测他们适应和维持无纸化流程的能力，直到未来。

停止纸上谈兵

随着造纸厂的消失，纸张的成本不断上升。CMMS软件与您一起成长，可以根据您的组织的独特需求进行定制，包括实现和维持无纸化环境。

想到要实现无纸化？使用eMaint CMMS软件很容易实现绿色环保。