Kayıp kağıt belgeleri aramak ve yeniden oluşturmak kuruluşlara büyük ölçüde pahalıya mal oluyor. Araştırma firması International Data Corp.'a göre, 1.000 çalışanı olanlar bu tür görevlere yılda yaklaşık 2,5 milyon ila 3,5 milyon dolar harcıyor.
Bilgisayarlı bakım yönetim sistemi (CMMS) yazılımı sadece bakım faaliyetlerini standartlaştırmanıza ve otomatikleştirmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda kağıtsız bir işyerine taşınmanıza hızlı bir başlangıç yapmak için dijital bir platform sağlar.
CMMS ile evrak işlerini ortadan kaldırma veya büyük ölçüde azaltma ve dijital belgeleri tek bir yerde depolama ve erişme işlemine başlayabilirsiniz.
İşte kağıtsız gitmenin 10 faydası.
| ÖNCE | SONRA | |
| 1. | Evrakları bulmak zordur ve belgeler silolanır, güncelliğini yitirir ve gereksiz hale gelir. | Belgeleri tek bir sistemde her yerden düzenleyin, depolayın, güncelleştirin ve erişin. |
| 2. | Kağıt formlarla, el yazısı iş emri belgeleri genellikle okunaksız ve hataya eğilimlidir. | Zamandan tasarruf etmek ve manuel giriş hatalarını azaltmak için bakım etkinliğini ve iş akışı görevlerini otomatikleştirin. |
| 3. | Kayıp, yanlış yerleştirilmiş ve yanlış dosyalanmış evrak işleri, operasyonel mükemmelliğe ulaşma yeteneğini engeller. | OEM kılavuzları, PM'ler ve varlık çalışması isteği ve onarım geçmişleri de dahil olmak üzere kritik belgeleri kolaylıkla bulun. |
| 4. | Gerekli el yazısı onayları elde etmek için genellikle zahmetli, çok düzeyli bir yönlendirme işlemi gerekir. | Hızlı elektronik imza oturum kapatmaları elde etmek ve ilerlemeyi kolayca kontrol etmek için belgeleri otomatik olarak yönlendirin. |
| 5. | PM süreçlerinin iletişim kurması ve değiştirilmesi yetersiz ve yıkıcı olabilir. | Onleyici bakim talimatlarını iş emri istekleri ve tamamlamaları öncesinde, sırasında ve sonrasında anında gözden geçirin ve iyileştirin. |
| 6. | Eski uyumluluk düzenlemelerini sürekli olarak kaldırmak ve yeni uyumluluk belgeleriyle manuel olarak güncellemek yavaş ve hantaldır. | Güncelliğini yitirmiş düzenlemeleri kaldırın ve uygun uyumluluğu sağlamak için revize edilmiş belgeleri sorunsuz bir şekilde yükleyin ve saklayın. |
| 7. | Denetçilerin ihtiyaç duyduğu birden fazla belgeyi bulmak ve düzenlemek zaman alıcıdır. | Saniyeler içinde özel raporlar oluşturun ve denetim sırasında planlı ve planlanmamış denetçi isteklerini anında sağlayın. |
| 8. | Sürekli iyileştirmeyi ölçmek için ayrıntılı ölçümleri toplama, görüntüleme ve analiz etme yöntemleri en iyi ihtimalle verimsizdir. | Farklı ölçümleri karşılaştırmak için hızlı ve kolay bir şekilde birden fazla rapor türü oluşturun. Operasyonel mükemmelliği artırmak ve ekipman güvenilirliğini artırmak için verileri kullanın. |
| 9. | Belgelerin basılı kopyalarını paylaşmaya ve üzerinde işbirliği yapmaya çalışmak yavaş ve acı vericidir. | Belgeleri kolayca otomatik olarak paylaşın ve işbirliği yapma fırsatlarını artırın. |
| 10. | Giderek daha fazla işletme yalnızca dijital sürümleri kabul etmeye yönelik olduğundan, işletmeler arası işlemleriniz hantal ve karmaşık hale gelmektedir. | İşletmenizi dijitalleşmeye geçen diğer kişilerle uyumlu hale getirmek ve işlemlerinizi basitleştirmek. |
Kağıtsıza geçmek için ipuçları
- Farkındalığı artırın ve satın alma elde edin: İş arkadaşlarınızla ve yöneticilerle bir tartışma organize edin. Kağıtsız işlemlerin hantal kağıt tabanlı iş dokümantasyon faaliyetlerini ortadan kaldırarak işleri nasıl kolaylaştıracağını açıklayın.
- Teknoloji maliyetlerini dengelemek için maliyet tasarruflarını belgele: Depolama alanı, baskı, kağıt atma, belge aramaları, idari dosyalama ve daha fazlasının maliyetlerini azaltarak elde edilen tahmini tasarrufları gösteren veriler sağlayın.
- Kağıt kullanımı ile ilişkili işçilik maliyetlerini gösteren kanıtlar üretin: Kağıt belgeleri yönetmek ve dağıtmak için gereken süreyle ilgili gözden kaçan maliyetler de dahil olmak üzere ilgili ve şaşırtıcı istatistikler içeren web sitelerine bağlantılar sağlayın.
- Belge kurallarını uygulamaya koyun: Şirketinizde belgeleri en başından itibaren saklamak, temizlemek, depolamak, kategorilere ayırmak ve randevulaştırmak için birleşik bir belge yönetim sistemi düzenlemeye yardımcı olun.
- Kağıda geri dönme girişimlerinden kaçının: İş arkadaşlarına eMaint CMMS işlevselliğini ustaca optimize etmelerini uygun şekilde eğitin. Kağıtsız sürece uyum sağlama ve sürdürme yeteneklerini gelecekte de izleyin.
Kağıt izini durdurma
Kağıt fabrikaları yok oldukça, kağıdın maliyeti artmaya devam ediyor. CMMS yazılımı sizinle birlikte büyür ve kağıtsız bir ortama ulaşmak ve sürdürmek de dahil olmak üzere kuruluşunuzun benzersiz ihtiyaçlarına uyacak şekilde özelleştirilebilir.
Kağıtsız gitmeyi mi düşünüyorsun? eMaint CMMS yazılımı ile yeşil olmak kolaydır.