CONTEXTE

Basée à Dubaï, aux Émirats arabes unis, Holford Facilities Management (FM) fournit des services de gestion d'installations sous contrat, y compris, mais sans s'y limiter, des services d'entretien général, notamment de nettoyage, de sous-traitance, de sécurité et de lutte contre l'incendie à des clients dans des secteurs tels que l'éducation, le résidentiel, le commercial, la banque et le détail. L'entreprise s'engage à assurer la réussite de ses clients et à fournir un service de qualité dans les délais impartis. Holford FM est une entreprise à croissance rapide avec des objectifs futurs agressifs. Lewaa Chaaban, directrice générale de Holford FM, a dirigé l'initiative de la société visant à améliorer l'expérience de ses clients en mettant en œuvre une solution de GMAO.

LE DÉFI

Le principal facteur qui a conduit Holford FM à rechercher une GMAO était le besoin d'une solution flexible, basée sur le web, qui pourrait être facilement adaptée aux divers besoins de chaque client, et qui pourrait être accessible à distance. eMaint GMAO a été référencé à Chaaban en 2013, et en raison de ses fonctionnalités avancées de gestion des travaux et de son interface conviviale fournie sur une plateforme SaaS, il a été choisi comme fournisseur de GMAO de Holford FM.

MISE EN ŒUVRE

La première phase de la mise en œuvre d'eMaint par l'organisation comprenait la configuration initiale du système. Assistée par l'équipe des services professionnels d'eMaint, Holford FM a personnalisé le système pour l'adapter à ses besoins uniques. Avec dix utilisateurs d'eMaint dans des services tels que les opérations et les achats, la GMAO eMaint est désormais intégrée dans tous les secteurs des processus commerciaux de Holford FM.

Holford FM adopte une approche de "formation du formateur" pour former et éduquer ses utilisateurs. L'administrateur de la GMAO utilise souvent eMaint University pour noter les leçons et les meilleures pratiques, et diffuse l'information au reste de l'équipe.

RÉSULTATS

Grâce au suivi des coûts, des mises à jour, de la facturation, de l'utilisation des pièces de rechange et des heures de travail dans la GMAO eMaint, Holford FM a amélioré la visibilité des clients et des employés. Pour améliorer la satisfaction des clients et les délais d'exécution, les demandes d'intervention des clients sont classées par ordre de priorité en fonction de leur criticité et envoyées directement au département des opérations d'Holford FM qui s'en sert comme liste de contrôle. Ce processus permet de centraliser les flux de travail dans toutes les divisions et d'accroître la visibilité des heures de travail en suivant le coût de la main-d'œuvre et des matériaux (tant pour les employés internes que pour les sous-traitants).

En suivant les demandes et les ordres de travail dans eMaint, Holford FM a pu analyser les points faibles. L'obtention de ces informations précieuses facilite l'amélioration des performances et de l'efficacité des processus quotidiens.

Holford FM utilise également eMaint comme un outil clé pour faciliter les audits. Des rapports détaillés satisfont les auditeurs, ce qui permet à l'entreprise d'obtenir l'accréditation de conformité pour les normes ISO 14000 (gestion de l'environnement), 18000 (santé et sécurité au travail) et 9000 (gestion de la qualité).

AVANTAGES

• Amélioration de la satisfaction des clients grâce à un processus de demande de travail sans faille
• Réduction du temps perdu de 40 à 45 %.
• Maximiser les performances et l'efficacité en analysant les points faibles.
• Obtention des certifications ISO 14000, 18000 et 9000
• Une transparence accrue grâce au suivi des coûts, des mises à jour, de la facturation, de l'utilisation des pièces de rechange et des heures de travail.
• Amélioration des délais d'exécution des travaux pour dépasser les attentes des clients